På kontorsfronten mycket nytt

Mycket i samtiden är satt i förändring, somligt mer och i snabbare takt än annat. Hur ser det till exempel ut på kontorsfronten? För många har sätten att arbeta på förändrats i grunden sedan pandemin. Det livspusselunderlättande distansarbetet gav mersmak och den yngre generationen sägs ibland kräva det som ett slags förmån om det inte erbjuds automatiskt. Detta samtidigt som många arbetsgivare nu för­söker locka tillbaka de anställda till kontoret eftersom närvaron förbättrar kollegial sammanhållning, företagskultur, problemlösning och ger bättre styrning och kontroll. Så vad gäller, och hur skapas bäst attraktiva mötesplatser för mänskliga relationer som gärna speglar varumärket, förenklar vardagslivet och uppmuntrar till ett mer hållbart leverne?

HANNA MOSSFELDT Arbetsplatsstrateg, AMF Fastigheter

MARIANNE PERSLOW Kommunikationschef, Atrium Ljungberg

MALIN INGMAN WETTLER Workplace strategy manager, Vasakronan

Kontoret först, eller?

Marianne Perslow, kommunikationschef på Atrium Ljungberg, berättar att utbudet av kontorslokaler fortsätter att öka, vilket skapar hård konkurrens. Samtidigt råder en viss osäkerhet kring hur kontoren faktiskt används i det postpandemiska landskapet.

– Flera globala företag stramar åt möjligheten till distansarbete – senast Amazon, som från årsskiftet kräver full närvaro på kontoret. Vi möter dagligen ledningsgrupper och chefer som står inför nya utmaningar: Ska en strikt ”kontoret först-policy” införas eller ska medarbetarna ges friheten att arbeta var som helst? Hur ser den optimala balansen ut och ska samma regler gälla för alla, oavsett roll, eller krävs mer individ- eller teamanpassade lösningar? Hur frågorna än besvaras är det tydligt att kontorets utformning har en avgörande betydelse i dagens arbetssätt, där digitala möten i flera team är en självklarhet, menar hon.

För arbetsplatsstrateg Hanna Mossfeldt på AMF Fastigheter handlar det i dag ofta om att locka tillbaka medarbetarna och öka närvaron på kontoret.

– Om verksamheter djupdyker i frågan, analyserar och förstår mål, behov och önskningar, kan kontoret fungera som en katalysator för innovation, kreativitet och samarbete. ”One size fits all” finns inte längre, menar hon och fortsätter:

– Dessvärre ser vi att många fortfarande inte har gjort några justeringar efter pandemin vilket innebär att många kontor inte är anpassade för det nuvarande arbetslivet och inte skapar den attraktion som är nödvändig. Betydligt fler borde se över sin arbetsplatsstrategi!

Vad lockar mest?

Malin Ingman Wettler är workplace strategy manager på Vasakronan och har noterat att många nu optimerar sina ytor till förmån för bättre kvalitet, läge, effektivitet och flexibilitet – allt baserat på nya behov och arbetssätt. Hur då?

”Det som gäller både för att locka tillbaka till kontoret och kunna behålla talanger är ett attraktivt sammanhang.”

– Det som gäller både för att locka tillbaka till ­kontoret och kunna behålla talanger är ett attraktivt sammanhang. Ett bra läge där de anställda kan göra ärenden, gå på restaurang, träna, träffa vänner och kollegor är centralt i dag. Många av våra hyresgäster har också förstått vikten av CSRD (EU-kravet Corporate Sustain­ability ­Reporting Directive, reds anm.) och vi ser därför en ökad efterfrågan på miljöcertifierade och energi­effektiva hus, berättar hon och tillägger att det för ­arbetsgivare också blir viktigare att kunna erbjuda ­service som avfallshämtning, cykelrum och laddmöjlig­heter. Effektivitet och flexibilitet kan till exempel handla om att hyra en färdigmöblerad lokal eller att i en annan stad ha ett medlemskap i ett coworkingkontor.

Hälsosam livsstil och vardagstjänster

Att i anslutning till kontoret kunna erbjuda sådant som gör vardagslivet enklare talar också Hanna Mossfeldt om. Utöver cykel- och duschrum som uppmuntrar till en mer hälsosam, hållbar livsstil efterfrågas olika typer av så kallade conciergetjänster där till exempel middagskassar och kemtvättsinlämning erbjuds.

Foto: AMF Fastigheter

Vasakronans Malmökontor i Triangeln, med ett bra läge för att göra ärenden, gå på restaurang, träna, träffa vänner och kollegor, i anslutning till jobbet.
Foto: Vasakronan

– En annan viktig faktor för att känna sig lockad till kontoret är att de anställda känner stolthet, både över företaget och kontoret. Därför bör företagskulturen speglas i dess utformning och miljön vara så pass till­talande i fråga om design, ljus och ljud att man vill gå dit och träffa kollegorna. Och läget är jätteviktigt – men vad som är ett bra läge beror naturligtvis på verksamhet, berättar hon och tillägger att det som fastighetsbolag är ett måste att vara lyhörd kring vad framtidens kontor kan vara.

”Vi har bland annat använt oss av spekulativ design, en metodik för att träna upp sin förmåga att blicka in i framtiden och utforska komplexa problem, för att göra en strukturerad spaning om framtidens kontor.”

– Vi har bland annat använt oss av spekulativ design, en metodik för att träna upp sin förmåga att blicka in
i framtiden och utforska komplexa problem, för att göra en strukturerad spaning om framtidens kontor. Alla beslut vi fattar i dag leder till möjliga framtider, varpå vi faktiskt kan välja att luta oss mot den framtid vi vill skapa. Det kan till exempel handla om att öka möjlig­heten för mänskliga möten, designa kontor för minskad stress och skapa mer hjärnvänliga miljöer.

Arbetsplatsutveckling är en kontinuerlig process

Kontorens utformning kan ses som en reaktion på omvärldsfaktorer som till exempel konjunktur, arbetssätt, politik, beteendeförändring, teknikutveckling, hållbarhets- och säkerhetskrav. Efter epitet som cell, kombi, landskap och flex introducerades för ungefär femton år sedan den så kallade aktivitetsbaserade arbetsmiljön där inredning och belysning stöder olika typer av arbete. Är det här för att stanna, kanske snäppet mer hälsosamt, anpassningsbart och med ännu mer integrerad teknologi?

– Det är en superspännande fråga! Det är fortfarande aktivitetsbaserat som gäller, men nu börjar frågan mogna och allt fler förstår på djupet vad det innebär med olika ljus- och ljudzoner och miljöer för olika typer av behov och olikheter hos medarbetare. Kort sagt måste en djupare analys till för att lyckas bättre, anser Malin Ingman Wettler och poängterar att arbetsplatsutveckling bör drivas som en kontinuerlig process baserad på förändrade behov och arbetssätt.

Hanna Mossfeldt tror att det aktivitetsbaserade ­kontoret med hög variation av miljöer är här för att stanna. Hennes arbetsgivare AMF Fastigheter har som en varumärkesförstärkande åtgärd nyligen flyttat in
i ”handelsplatsen Mood” i centrala Stockholm.

– Här utmanar vi vad ett kontor kan vara, hur det kan se ut och använder det som ett labb för att få nya insikter att använda i rådgivningen till våra hyresgäster. Också ett sätt att visa vilka möjligheter som finns när det gäller att möta olika personers behov, här finns något för alla. Och här mäts med olika sensorer vilka platser som är mest och minst populära för att kunna följa upp, justera och utveckla.

En plats för kultur, gemenskap och kunskapsutbyte

Så vad är då viktigast i det framtida kontoret utöver att involvera medarbetarna i en regelbunden behovsanalys för att tillsammans skapa en gemensam vision? ­Marianne Perslow på Atrium Ljungberg anser att en av de viktigaste strategiska frågorna för företag framöver är förmågan att attrahera och behålla talang. Och då krävs en förståelse för vad som driver människor i arbetslivet, något som inte bara handlar om lön och förmåner utan också om faktorer som personlig utveckling, arbetsmiljö, flexibilitet och ett starkt syfte i arbetet.

”Om dåtidens kontor jämfördes med fabrikens effektivitet kan framtidens kontor beskrivas som flexibla miljöer som stöder både arbete och vardagsliv. ”

– En arbetsplats som upplevs som meningsfull och belönande kan bidra till långsiktig lojalitet och högre produktivitet. Om dåtidens kontor jämfördes med fabrikens effektivitet kan framtidens kontor beskrivas som flexibla miljöer som stöder både arbete och vardagsliv. De kommer att designas med moderna faciliteter som uppmuntrar hållbara vanor och är mer än bara en arbetsplats – det är en plats för kultur, gemenskap och kunskapsutbyte. Konstutställningar, föreläsningar och andra aktiviteter integreras för att skapa mervärde för både medarbetare och omgivningen, siar hon.

För Malin Ingman Wettler på Vasakronan har ett lyckosamt framtidens kontor en genomarbetad arbetsplatsstrategi som dockar i bolagets mål och vision så
att det på allvar blir ett strategiskt verktyg.

– För att det ska bli relevant och skapa rätt förutsättningar och värde för bolaget är det viktigt att vara tydlig med syftet med kontoret – är det en mötesplats, en plats för produktion eller både och? Framtidssäkrat blir det utifrån företagets behov och arbetssätt med utgångspunkt i perspektiven människa, plats och teknik.

Som ett labb för nya insikter, något som utmanar vad ett kontor kan vara, beskriver Hanna Mossfeldt AMF:s egna kontor. Foto: AMF Fastigheter

I Stockholms ”nya” stadsdel Slakthuseområdet har Atrium Ljungberg skapat ett kluster kring konst, scen, mat och dryck och fått in många unga, kreativa bolag för att skapa en skön känsla här. AL har restaurerat Börshuset från 1912 till coworkingytor under namnet A house. Foto: A house

Digitalisering och hållbara belysningslösningar

Något som Hanna Mossfeldt, Malin Ingman Wettler
och Marianne Perslow är rörande överens om är dels
att kontoret fortsättningsvis kommer att fylla en
viktig funktion för samarbete, innovation och kultur­skapande där det mänskliga mötet står i centrum. Dels att teknikutvecklingen, då med betoning på artificiell intelligens, kommer att ha stor betydelse. Med distansarbete ställs större krav på välfungerande hybrid­möten, det aktivitetsbaserade har lett till förfinade system för allt från rumsbokning och hur ytor används till att i realtid kunna övervaka luft, ljud, temperatur, ljus och energianvändning. Med AI kan informationen snabbare analyseras och ge nya insikter men också leda till att mer tid för kreativa och innovativa arbetsuppgifter frigörs, vilket i sin tur påverkar behovet av arbetskraft och därmed kontorsytorna för vissa verksamheter.

En ökad digitalisering är också något som forskningen visat vara en stressfaktor, vilket enligt arkitekter som arbetar med mänsklig hållbarhet i fokus kan påverkas positivt genom ”hjärnvänliga sinnesrum” med lugna, varma färger, mycket växtlighet och väl anpassad ­belysning. Platser där alla sinnen tas i beaktning – ljus, ljud och doft – ofta med naturen som inspirationskälla. Platser där också den standardiserade ”ljusmattan” ersatts av mer hemmiljöliknande förhållanden med en större variation för ökat välmående. Lika viktigt är hållbarhetsgenererande faktorer som att skapa flexi­bilitet genom till exempel flytt- och återanvändningsbara belysnings- och inredningselement som håller över lång tid. Och naturligtvis; belysningslösningar som genom att bidra till olika stämningar och upplevelser skapar rätt förutsättningar för produktivitet och välbefinnande på framtidens kontor.

Fördjupande läsning

I september 2024 kom den senaste i raden av Stockholms handelskammares rapporter om kontorets framtid, ”Kommer du in till kontoret idag?”, som går att ladda ner på deras webbplats. Av sammanfattningen framgår bland annat att kontoret ”fortsätter vara en central, till och med allt viktigare, plats för samarbete, kreativitet, social interaktion, utveckling, coachning av medarbetare och ledarskap”.

Några månader senare kom Riksrevisionens granskning av distansarbetet på statliga myndigheter (RiR 2024:20) med syftet att undersöka hur arbetet i fråga påverkar effektiviteten. Här visas att hybridarbetet har både för- och nackdelar. Läs den på riksrevisionen.se.

Publicerad den 14 maj 2025

Ur Ljuskultur Nummer 2, 2025