Efter covid – vad händer med kontoren?

Eva Bratell, ljusdesigner och arkitekt med kollegan Carolin Fischer, ljus­designer och inrednings­arkitekt, båda på Ljusrum.

Kontorens utformning har genom tiderna varit en reaktion på diverse samtida förutsättningar, om detta har namnen cell, kombi, landskap, flex och aktivitetsbaserat vittnat. Och nu då, när vi äntligen kan se fram emot tiden efter covid, hur tänker vi nytt? Just denna fråga är det idag många företag och organisationer som söker svaret på, och då mer specifikt om hur det nya sättet att arbeta – både på distans och på arbetsplatsen – ska fungera i praktiken. Ämnet ”framtidens arbetsplats post covid” stöts och blöts i diskussioner, webbinarier och artiklar. Lika nödvändigt som intressant, framför allt när olika perspektiv ges av olika typer av arbetsgivare – alla kommer ju inte att kunna/vilja erbjuda mixen. Men de som gör det är rörande överens om att möjligheten kommer att vara en stark framtida konkurrensfördel när det gäller att attrahera personal. Framför allt med tanke på hållbarhetsaspekter som långa resvägar och att få livspusslet att fungera bättre.

Hybrida kontor det nya normala?

Eva Bratell, ljusdesigner och arkitekt på Ljusrum menar tillsammans med kollegan ljusdesigner och inredningsarkitekt Carolin Fischer, att det hybrida kontoret nu vinner mark.

– Eller rättare sagt det hybrida arbetssättet. Vi skrev nyligen en artikel till sajten arbetsplatsenifokus.se där vi förklarade vad det nya innebär och menade att det är här för att stanna och att många viktiga frågor måste ställas inför en lyckad omställning, berättar Eva Bratell och tillägger:

– De företag/organisationer som var lite mer förberedda på att personalen arbetade helt eller delvis hemma under pandemin var de som hade ställt om till ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Ett sätt där kontoret utformats i enlighet med att alla anställda inte är på plats samtidigt, att den fysiska platsen ger olika möjligheter beroende på arbetsuppgift och där de digitala möjligheterna är väl utbyggda, organisationskulturen tillåtande och ledarskapet tillitsbaserat. Det var som ett första test på ett mer flexibelt arbetssätt faktiskt fungerade och en kulturförändring där vi vande oss att vara mobila. Idag är det så viktigt att förstå vad digitalisering, distansarbete och en ny syn på kontorsarbete för med sig.

På Ljusrum har diskussionen om hybrida lösningar ägt rum med många kunder, till exempel med SKB vars nya huvudkontor i Bromma precis är klart. Önskan om hybrida arbetssätt är stor hos både medarbetare och företagsledningar men visst finns även oro för försvårad arbetsledning och risken att tappa företagskulturen.

– Just därför är en bakgrunds- och behovsanalys så viktig så att man inte bara flyttar till något mindre och tror att allt löser sig. Just nu verkar många befinna sig i en svävande fas och undrar vad som händer härnäst men vi tror inte att skillnaderna i arbetsmiljön ­kommer att bli så stora. Det är mer att fokus gällande typ av arbetsplats skiftar, till exempel syns färre arbetsbordslandskap till förmån för fler touch-down- och mötesplatser, berättar Carolin Fischer.

– Hybrida arbetssätt gör ju läget mycket mer komplext och svårare att förutspå eftersom kontoret har fått ännu större konkurrens. Varför ska man pendla till jobbet en mulen novemberdag när man antingen kan jobba hemifrån eller sätta sig på co-working-cafét längre ner på gatan där man bor, undrar Eva Bratell.

Båda två är rörande överens om att företagsledningarna måste få förståelse för vad som är viktigt för medarbetarna, var och hur de vill arbeta i framtiden, var de bäst utför fokusarbete, deras syn på distansarbete, vilka värden de anser att ett kontor tillför. Utifrån detta utkristalliseras vilken roll kontoret ska ha när företaget går över till hybrida arbetssätt. Med en grundlig analys är det betydligt lättare att beräkna ytor, välja utformning och bestämma vilken utrustning och typ av belysning som behövs. Vad som också måste finnas är förståelsen för att konceptet ska vara lätt att omforma eftersom situationen snabbt kan förändras.

– Analysen gäller också delvis för hemarbetsplatsen där vi gärna bistår med en belysningsinstruktion om allt från ergonomi till dags-, fokus- och omfältsljus för ett så optimalt resultat som möjligt. Den arbetsgivare som vet hur man bäst stöttar och ger optimala förutsättningar är ju den som får se de bästa prestationerna från de nöjdaste medarbetarna, avslutar Carolin Fischer.

SKBs huvudkontor
(Ljusrum) På SKB har man valt att binda samman olika våningar i ett nav och nyttja dessa kommunikationsytor genom att erbjuda olika platser för kontaktmöjligheter. Bordslampor skapar atmosfär men ger även ett tillskott av funktionsljus på borden.
Foto: Lasse Olsson

SKBs huvudkontor
(Ljusrum) Publika ytor som entré och reception är inte bara representativa utan skapar identitet för de anställda och kan bjuda in till spontana möten. Med hjälp av olika lager av ljus har man både skapat rymd men även markerat zoner i den stora ytan.
Foto: Lasse Olsson

Mycket görs bättre på plats

Även om en mix av distans- och på-kontoret-arbete kommer att hålla i sig finns det de som inte tror att förändringen kommer att bli så omfattande. Kanske en till två av fem dagars arbete förläggs på distans ett halvår framöver där organisationerna tycker det är en fungerande lösning. Det tror i alla fall arkitekten Johanna Munck av Rosenschöld som är vd på Strategisk Arkitektur, ledande inom kontorsutformning i Sverige.

Johanna Munck av ­Rosenschöld är VD på Strategisk Arkitektur.

– Både för oss och för våra kunder handlar huvudfrågan om hur vi motiverar våra medarbetare att komma tillbaka till kontoret. I somras gjorde vi en intern enkät där 90% av våra anställda ville arbeta mellan en och tre dagar hemifrån. Det är viktigt för oss att hitta en arbetsmodell som är hållbar och därför bestämde vi i företagsledningen att fortsätta med en eller två dagar hemifrån fram till årsskiftet. Sedan utvärderar vi tillsammans. Vi har även märkt att vissa skeden i arbetsprocessen, främst de mest kreativa, görs mycket bättre på plats. Här på kontoret kan vi säkerställa att arbetsmiljön avseende ljus, ljud och luft är optimal, liksom dubbla skärmar och ergonomiska arbetsmöbler, vilket många uppskattar. Det är också på kontoret vi tillsammans deltar i och utvecklar företagskulturen, det är här de spontana, ofta problemlösande samtalen sker och så vidare. Så visst kommer kontoret att fortsätta fylla många funktionella och sociala behov, menar hon och berättar också att de nu arbetar med många spännande nya lösningar. Ett exempel är ett företag som snart flyttar in i sitt färdigställda kontor och välkomnar tillbaka alla anställda som tid­i­gare varit spridda i Stockholm; Academic Work Group,­ en utbildnings- bemannings- och rekryteringskoncern. Strategisk Arkitektur är inredningsarkitekt för deras 13000 kvadratmeter stora lokaler i en av Stockholms nyaste stadsdel Hagastadens många kontorskluster.

Academic Work Group (Strategisk Arkitektur) Sweco ljusdesign kom in i projektet via Strategisk arkitektur på uppdrag åt ­hyresgästen Academic Work då hyres­gästen avvisade det standardiserade ­belysningskonceptet som fastighets­ägaren hade tagit fram bestående av LED plattor i stora delar av lokalerna. ­kontarstutjämnande vertikalbelysning. Visualisering: Strategisk Arkitektur

”Både för oss och för våra kunder handlar huvudfrågan om hur vi motiverar våra medarbetare att komma tillbaka till kontoret.”

– Här har vi utvecklat ett kontor som samlar alla anställda och satsar på att erbjuda alla egna arbetsplatser, men har samtidigt en inbyggd flexibilitet för delade ytor då företagets tillväxtkurvor pekar rakt upp. AW Group har också investerat stort för att ändra den av fastighetsägaren föreslagna belysningslösningen. Ljusdesigner Alexandra Schremer-Payén på Sweco har gjort ett gediget arbete i att byta ut all infälld belysning till pendlar och riktbara spotlights. De infällda LED-plattorna som enligt flera artiklar från Arbetsmiljöverket inte är bra för varken synergonomi eller vårt välmående har sålunda bytts till ett alternativ som ökar välbefinnandet, ger fler kontraster mellan ljust och mörkt, gör det lättare att framhäva olika delar i en miljö och skapar energi samt ger en ökad flexibilitet. Man har även satsat på ett nytt och utökat ljusregleringsprogram. Vi har i processen arbetat utifrån vår kunskap inom neurodesign för att skapa en frisk och hållbar arbetsplats med lugn och trygghet kombinerat med mycket färg och växter. Ledord i inredningen är bland annat energigivande grafik och belysning, strukturer, mönster, hälsosamt och välkomnande, berättar Johanna Munck av Rosenschöld som verkligen tror på kraften i både kontoret och i det personliga mötet.

Co-working är det nya svarta

Ytterligare ett exempel på ett nytt ”stimulerande och omväxlande” kontorshus är Fenix Sthlm, också det beläget i Hagastaden och med en stomme från 1970-talet. Här har fastighetsinvesteringsbolaget Scius tagit hjälp av arkitektbyrån Studio Stockholm som lovar ”a place where the magic happens. Here, companies can get inspired, enjoy the premises, and create a future-proof office space together with us”. En BREEAM Excellent-certifierad byggnad med solceller på taket, concierge-service, hälsosam mat, takbar samt konst, påkostat ljus och ljud i gemensamma ytor. Peter Nilsson på Node Ljusdesign är ansvarig ljusdesigner och svarar så här på frågan om hur ett ”framtidssäkrat” belysningskoncept skapas och vad en ”internationell kontorskänsla”, som också används i beskrivningen, innebär ljusmässigt:

Visualisering: Strategisk Arkitektur

– Kort sagt handlar det framtidssäkrade om att prioritera genomtänkta, mjuka, kvalitativa värden i den visuella upplevelsen, att ha ett holistiskt och långsiktigt förhållningssätt och att investera i att skapa något bra i bemärkelsen hållbart och tidlöst.

”Kort sagt handlar det framtidssäkrade om att prioritera genomtänkta, mjuka, kvalitativa värden i den visuella upplevelsen…”
Peter Nilsson, Node Ljusdesign

Belysningen är ju en viktig del i kontorets helhet som både ska attrahera de anställda att vilja komma dit och samtidigt dem förutsättningarna att göra sitt bästa i miljön, förklarar han och menar att den internationella kontorskänslan är ett anslag där belysningen hamnar högre upp i näringskedjan, där kvalitet får kosta. Ett starkt, omhändertagande koncept som konsekvent följs och där beställaren är både medveten och envis när det gäller att våga ta ut svängarna, förklarar han.

Fenix Sthlm är totalt 22 000 kvadratmeter stort varav cirka 3 500 är så kallad co-working-yta – ett komplement när det egna kontoret inte räcker till och ett erbjudande till kontorslösa frilansare. Den senaste tiden har dessa co-working-hubbar, ofta utformade som aktivitetsbaserad

arbetsmiljöer med hög servicenivå, poppat upp som svampar ur jorden, till exempel i ledigställda butikslokaler. Många ligger i attraktiva city-lägen och kommer säkert att sprida sig till områden utanför stadskärnan. Ett försäljningsargument är att företag och individer här kan mötas över företagsgränserna och nya kontakter, samarbeten och idéer därmed kan uppstå. Vad krävs belysningsmässigt för att den här typen av yta ska fungera optimalt?

Fenix Stockholm
(Node Ljusdesign) Entrén med undertak bestående av takpendlade filtplattor och ett integrerat dynamisk ljus som ska beskriva flödet mellan entrén och atriet.

– Det handlar om samma värden som i det framtidssäkrade där det också finns en naturlig flexibilitet inbyggd som speglar samtidens behov. En bra bas är a och o och som för alla miljöer handlar det om att skapa en genuin, attraktiv och funktionell miljö, avslutar Peter Nilsson.

Peter Nilsson, ljusdesigner på Node Ljusdesign.

Sitt lugnt och håll koll

Sammanfattningsvis kan sägas att det klokaste i nuläget verkar vara att sitta lugnt i båten, hålla koll på förväntningar och värderingar. Gärna parallellt med att undersöka och analysera möjligheter och behov. Kanske har många under perioden av hemmaarbete under covid tänkt över sina liv och vad som är viktigt. Kanske kommer många att byta jobb framöver, och då se det hybrida arbetssättet mellan kontor och på distans som en avgörande fördel. Kanske kommer kontoren att bli mindre till ytan men mer både attraktiva och funktionella till innehållet. En sak som i alla fall är säker är att det ofta är på kafferasten och i det oplanerade mötet med kollegor som många problem löses. Såklart ­kontoret behövs!

Fenix Stockholm
(Node Ljusdesign) Atriet med ”aktiverade” bjälklagskanter försedda med ett dynamiskt ljus som gestaltar atriet och kopplar samman det med entrén.

Publicerad den 22 november 2021

Ur Ljuskultur Nummer 5, 2021